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Reglas y calendarios de conservación
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Elaboración y aprobación de las Reglas
La elaboración de Reglas y Calendarios de Conservación por parte de los responsables de cada archivo requiere el desarrollo de un análisis archivístico previo en el que se identifica y valora la documentación generada por nuestra Administración en el ejercicio de sus funciones. Es en esta fase de tratamiento archivístico en la que, tras analizar los valores de los documentos, se decide si éstos deben transferirse a otro archivo del Sistema y conservarse de manera permanente, o si por el contrario, deben eliminarse total o parcialmente, en cuyo caso debemos aplicar criterios de selección.
La Regla de Conservación es por tanto la que determina el tránsito y destino de los documentos desde el momento en que se generan en las oficinas hasta su depósito definitivo en un archivo histórico estableciendo los plazos de transferencia, así como los plazos de eliminación una vez alcanzada la fase inactiva independientemente de cual sea el soporte.
El resultado de este proceso se recoge en las Propuestas de Regla de Conservación de las series documentales que son presentadas a la Comisión Sectorial de Archivos y Patrimonio Documental del Consejo de Archivos, Bibliotecas y Centros Museísticos de Castilla y León, para estudiar e informar las propuestas. El conjunto de Reglas de Conservación generadas por las distintas unidades administrativas dependientes de un mismo Órgano conforman el Calendario de Conservación de cada uno de éstos, que serán publicados en el BOCYL mediante Orden de la Consejería competente en materia de archivos y patrimonio documental.
Eliminación de documentos
Tal y como se establece en el Reglamento de Archivos de Castilla y León, la eliminación de documentos de los centros integrantes del Sistema de Archivos de Castilla y León solo se podrá llevar a cabo conforme a los criterios establecidos en los calendarios de conservación que sean aprobados de acuerdo con lo establecido en el Reglamento de Archivos.
Igualmente, el Reglamento de Archivos de Castilla y León establece que los archivos llevarán el control de la eliminación de la documentación que proceda mediante un Registro.
