A la Administración

Los archivos gestionados por la Junta de Castilla y León se configuran como centros de referencia y de información documental para los organismos e instituciones productores de los documentos que custodian.

Los documentos transferidos a los archivos del Sistema permanecen en todo momento a disposición de los órganos que los generaron como antecedente y fuente de información para la gestión y la toma de decisiones y como testimonio y justificación de sus actividades.

Para ello, los archivos prestan servicios de acceso e información, de gestión documental, de consulta y préstamo de documentos, de coordinación y asesoramiento técnico en materia archivística y de biblioteca auxiliar.

Algunos de estos servicios pueden solicitarse a través de Internet utilizando los formularios disponibles en el apartado de Servicios en línea .

Servicio de acceso e información

Este servicio tiene como finalidad orientar y atender las necesidades de información de la Administración, realizando búsquedas y localizando, en su caso, los documentos que se necesiten. 

Los centros proporcionan a las Administraciones información sobre:

• las condiciones de acceso al centro
• el funcionamiento general de los archivos y los servicios que se ofrecen
• condiciones de consulta y préstamo de documentos
• fondos que se custodian
• instrumentos de descripción de los que dispone el archivo
• se recogen las sugerencias, desideratas y reclamaciones

También se puede solicitar esta información, a lo largo de las 24 horas, los 365 días del año, rellenando el formulario de Solicitud de información .

Servicio de gestión documental

La gestión de documentos constituye una de las principales funciones de los archivos. Tiene como objetivo el control, organización y recuperación de los documentos desde que se crean hasta que se destruyen o se transfieren a un archivo histórico para su conservación permanente, en aplicación de una regla de conservación aprobada de acuerdo con el procedimiento establecido.

La gestión de los documentos debe empezar en las oficinas que los generan, en cuyo archivo se conservan mientras son utilizados frecuentemente por las unidades gestoras. Cuando dejan de ser de uso habitual en ellas, se transfieren a los archivos centrales o territoriales, según corresponda, donde permanecen hasta ser eliminados o transferidos al Archivo General de Castilla y León o Archivo Histórico Provincial de cada provincia.

En ejecución de esta tarea los archivos del Sistema:

• Reciben y realizan transferencias documentales periódicas de documentación, mediante las cuales los documentos y las responsabilidades sobre ellos pasan de un archivo a otro. Las transferencias se preparan siempre siguiendo las indicaciones del archivo receptor.
• Proponen y aplican, de acuerdo con las unidades productoras de los documentos, las Reglas de conservación  que determinan los plazos de conservación de los documentos en cada archivo y el momento en que, en su caso, podrán ser eliminados.

En los archivos históricos se puede recoger eventualmente documentación en depósito, o procedente de donaciones o compras, que se organiza y custodia para ponerla al servicio de la sociedad.

Servicio de consulta y préstamo documental

Los documentos custodiados en los archivos están siempre a disposición del órgano que los generó o del que haya heredado sus funciones.

Por tanto, los órganos productores pueden solicitar al archivo:

• La consulta de los documentos
• El préstamo de los documentos originales
• La expedición de copias simples o auténticas de los documentos
• La expedición de certificaciones

Este servicio se rige por unas normas de uso interno en cuanto a plazos de préstamo, disponibilidad de la documentación por parte del archivo, etc., que son fijadas por los responsables de cada centro.

La responsabilidad del documento, ante su pérdida o deterioro durante el periodo del préstamo, corresponde al órgano prestatario.

En el apartado de Servicios en línea se encuentran disponibles las distintas solicitudes de reserva de documentos, de reproducción, de expedición de certificados y compulsas, y de préstamo documental, de manera que las oficinas puedan tramitarlas a través de Internet.

Sala de consulta

Servicio de coordinación y asesoramiento técnico

Los centros del Sistema de Archivos de Castilla y León  se organizan en una red central y nueve redes provinciales. Al Archivo General de Castilla y León, como cabecera de la red central, y a los Archivos Históricos Provinciales, como cabeceras de cada una de las redes provinciales, les corresponde asesorar en materia archivística a los centros que las integran.

Por su parte, los Archivos Centrales y Territoriales deben asesorar y difundir información y normas de actuación entre las oficinas productoras de documentos de su respectivo ámbito de actuación con respecto los archivos de gestión.

Esta labor de asesoramiento técnico implica el establecimiento de directrices, normas técnicas y protocolos de actuación en lo que a la gestión documental se refiere. Asimismo, los técnicos  que desempeñan su trabajo en los archivos del Sistema, colaboran al asesoramiento técnico de la Administración mediante la organización e impartición de cursos de archivos de oficina.

Además, el Archivo General de Castilla y León, como cabecera del Sistema de Archivos, desempeña una labor de coordinación sobre los archivos de gestión autonómica proponiendo y difundiendo las normas técnicas que se dicten, coordinando los trabajos técnicos del personal que presta sus servicios en los archivos de la Administración Autonómica. Además, planifica, diseña y coordina las acciones formativas en materia específica de gestión documental y archivos para el resto de profesionales del Sistema.

Es posible solicitar asesoramiento técnico a cualquier archivo a través de Internet, rellenando el formulario de Solicitud de asesoramiento técnico . 

Servicio de biblioteca especializada

A las bibliotecas especializadas de los archivos les corresponde la selección, adquisición, organización, tratamiento, conservación y difusión de los fondos bibliográficos necesarios para apoyar el tratamiento archivístico de la documentación custodiada en los archivos, así como la investigación en materia histórica, administrativa, archivística, etc.

Para facilitar el acceso a sus respectivos fondos bibliográficos, las bibliotecas especializadas desarrollan una serie de herramientas (catálogos, boletines informativos, etc.) orientadas a los usuarios. 

Entre los servicios y recursos de información que ofrecen se incluyen:

• Consulta del catálogo. En cada Archivo está disponible el catálogo de su propia biblioteca. Además, los fondos de las bibliotecas de los mueve Archivos Históricos Provinciales y del Archivo General de Castilla y León se han incorporado a la Red de Bibliotecas de Castilla y León y están disponibles en Internet a través del Catálogo de la Red de Bibliotecas .
• Consulta en sala, tanto de los fondos generales, como de las colecciones de referencia, las secciones profesionales y las hemerotecas.
• Préstamo de aquellos fondos clasificados como prestables. La Red de Bibliotecas de Castilla y León establece un máximo de 21 días (renovables) y 5 libros por usuario.
• Reserva para consulta o préstamo
• Servicio de préstamo interbibliotecario a otras bibliotecas especializadas.
• Servicio de reproducción de documentos, previo pago de las tasas establecidas por la normativa vigente
• Servicio de información bibliográfica a usuarios presenciales y a distancia, orientándoles para que puedan sacar el mejor partido de los recursos de las bibliotecas de los archivos y localizar con mayor facilidad los que puedan ser de su interés, tanto a través de Internet como en otras instituciones.
• Oferta de duplicados a otras instituciones bibliotecarias. Las solicitudes se dirigirán al Archivo en cuya biblioteca se encuentran los duplicados. Los gastos de envío correrán a cargo del peticionario.

Rellena la  Solicitud de reserva de libros y revistas  a través de Internet si estás interesdo/a en reservar alguna obra concreta.