Gestión de la Documentación

Los documentos, al igual que los seres vivos, pasan por distintas edades desde su nacimiento hasta su destino final. Estas edades se corresponden con distintas fases de archivo que vienen a coincidir con los archivos de gestión o de oficina (fase activa), archivos intermedios ya sean centrales o territoriales (fase semiactiva)  y los archivos históricos, bien Archivos Históricos Provinciales bien el Archivo General de Castilla y León (fase inactiva). El tránsito de los documentos de una fase a otra, una vez finalizado su periodo de permanencia en cada una de ellas hasta su conservación permanente en los archivos históricos, se le denomina transferencia documental .

Por otro lado, las administraciones públicas y otras organizaciones producen tal cantidad de documentación, que es materialmente imposible conservarla toda. El remedio es una ecuación muy simple, pero de compleja y larga solución: destruir lo accesorio para conservar lo útil, tanto para el hoy como para el mañana. Para ello se han de establecer unas  Reglas y Calendarios de Conservación , cuya aprobación permite gestionar adecuadamente nuestro Patrimonio y agilizar el tráfico de documentos e información entre la Administración y los ciudadanos a los que sirve.

Para ello la Junta de Castilla y León, en el ejercicio de sus competencias sobre el Patrimonio Documental, ha establecido una serie de normas, instrucciones y procedimientos encaminados a la correcta y eficaz gestión del ciclo vital de los documentos.