Gestión de documentos electrónicos

La implantación de la Administración electrónica y la teletramitación de un número cada vez mayor de procedimientos de las Administraciones públicas como consecuencia de la aplicación de La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, ha supuesto la integración real de los denominados “documentos electrónicos” dentro del ciclo de vida de los documentos. La manera de gestionar la documentación generada por los centros y unidades administrativas, cuando se trata de procedimientos teletramitables, ha condicionado la incorporación de ciertos criterios de seguridad tanto para el administrado como para la Administración. Estas seguridades se refieren a la autenticidad, la no alteración, el no repudio y la trazabilidad de los documentos electrónicos.

Para asegurar la autenticidad, la no alteración, el no repudio y la trazabilidad de los documentos electrónicos, así como para facilitar su correcta recuperación, éstos cuentan con una serie de metadatos que describen el documento. En este concepto global de gestión de la información, los Archivos y los profesionales que desempeñan su trabajo en ellos aparecen como actores principales, puesto que si hasta ahora han sido los archiveros los que han venido gestionando los documentos en soporte papel, habrán de ser también ellos quienes sigan gestionando los documentos en soporte digital. Se trata, en realidad, de aplicar los mismos procesos archivísticos a una documentación que ahora se torna virtual pero cuyo tratamiento no difiere demasiado de las tareas que tradicionalmente se han venido llevando a cabo en los archivos.

El Archivo de Documentos Electrónicos

Archivo digital o Archivo electrónico son términos que, por su uso tan variopinto, no sólo resultan excesivamente genéricos, sino ambiguos. Se emplean indistintamente para indicar la reunión de documentos creados mediante medios informáticos, sea tanto un conjunto de ficheros generados por una aplicación como una colección de documentos textuales e icónicos digitalizados, en muchos casos accesibles a través de internet. En ocasiones se usan también para denominar a los ficheros que componen una biblioteca digital.
El Archivo de documentos electrónicos debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas.

En la Administración de Castilla y León existe el Depósito de Originales Electrónicos (DOE) , que es la plataforma encargada de almacenar de forma segura los documentos electrónicos que se integran en ella. El DOE se encarga de custodiar documentos electrónicos firmados, verificando sus firmas o sellos. Junto con los documentos, almacena información contextual (metadatos) que permite relacionar los documentos con sus procedimientos administrativos. Además controla todos los accesos a los documentos, por parte de los ciudadanos y por parte de la Administración.