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Los archivos cumplen la ley

La normativa de protección de datos también afecta a los archivos públicos, ya sea en el ámbito de las tareas administrativas necesarias para su funcionamiento interno (gestión de recursos humanos, gestión de usuarios) como en el del propio tratamiento de los documentos que custodian dichos archivos.

Tanto el Reglamento UE como de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales se aplican al “tratamiento total o parcialmente automatizado de datos personales, así como al tratamiento no automatizado de datos personales contenidos o destinados a ser incluidos en un fichero”.

Esta última frase es la que nos da la pista para comprender el alcance de la Ley, que, como ya se ha señalado, está destinada a proteger el derecho de cada individuo a controlar sus datos personales, conocer dónde y con qué finalidad se están almacenando (ya sea mediante procedimientos automatizados o no), exigir la rectificación de los mismos siempre que éstos resulten inexactos o incompletos y reclamar su eliminación cuando los datos sean inadecuados o excesivos. ¿De dónde? De los ficheros donde se hayan almacenado datos personales. No de los propios documentos en sí.

Es decir, los documentos de archivo no son modificables, ya que son reflejo fehaciente de la actividad generada por las entidades de Derecho Público y por las organizaciones privadas en el desempeño de sus competencias. Lo que sí se podrá modificar, en su caso, al amparo de la legislación, aquellos datos personales que figuren en ficheros.

Se excluye de esta normativa el ejercicio de actividades exclusivamente personales o domésticas.

Una de las principales novedades respecto de la normativa anterior es que, mientras que la propia Agencia de Protección de Datos interpretaba que la aplicación de la LOPD se ceñía a los datos de las personas vivas, la nueva normativa reconoce específicamente el derecho de acceso y, en su caso, de rectificación o supresión por parte de quienes tuvieran vinculación con personas fallecidas por razones familiares o de hecho y a sus herederos. La medida limita el ejercicio de estos derechos cuando el fallecido lo hubiera prohibido.

¿Qué establece la normativa de protección de datos personales?

La normativa establece que los datos personales serán tratados de manera lícita, leal y transparente en relación con el interesado. Dichos datos serán recogidos con fines determinados, explícitos y legítimos, para los que el interesado debe haber dado su consentimiento expreso, no pudiéndose utilizar esos datos para otros fines diferentes para los cuales no se haya recabado el consentimiento del interesado.

Esto no es impedimento para que los datos personales puedan ser tratados con fines de archivo en interés público, fines de investigación científica e histórica o fines estadísticos.

El interesado puede solicitar en cualquier momento la rectificación de los datos si es que hubiera alguna incorrección, así como su supresión si éstos fueran excesivos. Igualmente tendrá derecho a retirar su consentimiento cuando lo desee. Siempre, eso sí, cuando se trate, según establece la Ley, de datos que figuren en ficheros, no en los propios documentos, donde no hay cabida para la modificación de datos, al ser aquéllos inalterables.

Pero, además de tener en cuenta la normativa de protección de datos cuando proceda, conviene señalar que en los archivos públicos se salvaguarda en todo caso la intimidad, honor y seguridad de las personas, mediante la correcta gestión de los datos personales que aparecen en los documentos en ellos conservados, aplicando los plazos de reserva legalmente establecidos.

Por otra parte, los archivos públicos deben también cumplir lo establecido en la  Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas  , en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno  y en la Ley 3/2015, de 4 de marzo, de Transparencia y Participación Ciudadana de Castilla y León , así como en la normativa sobre archivos y patrimonio documental en lo referente al acceso a los fondos documentales que custodian. 

A este respecto, en la normativa específica sobre archivos y patrimonio documental, prima el derecho de los ciudadanos a acceder libre y gratuitamente a los documentos conservados en los archivos, contemplando una serie de plazos y reservas en el caso de los que contengan datos relativos a la intimidad y seguridad de las personas, a la averiguación de los delitos, que traten de materias protegidas o clasificadas, que afecten a la seguridad del Estado, etc.

Se trata, por tanto, de mantener un complejo equilibrio entre dichas disposiciones normativas, garantizando, al tiempo, el derecho de acceso de los ciudadanos a los archivos y la protección de sus datos de carácter personal.