Glosario de Términos

Archivar

1. Conjunto de operaciones intelectuales y físicas que componen las diferentes fases del tratamiento archivístico propias de cada uno de los tipos de archivo, según la etapa del ciclo vital de los documentos.
2. Dar por terminado un expediente o asunto dentro de un procedimiento administrativo o judicial, es decir, transferirlo al archivo ("archívese").

Archivo Histórico Provincial 

Es aquel cuyos fondos documentales han sido producidos o reunidos por sujetos u organismos cuyas actividades administrativas o competenciales no superan el ámbito provincial. Dentro del ciclo vital de los documentos, ejerce el papel de archivo intermedio y archivo histórico.

Archivo de Protocolos

Conjunto orgánico de documentos producido por la actividad de uno o varios notarios de un mismo distrito y que se mantienen en este archivo bajo la custodia del notario-archivero hasta que transcurre un periodo de cien años, fecha en que se transfieren al Archivo Histórico Provincial correspondiente.   

Catálogo

Instrumento de referencia en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto específico, se describen unidades documentales relacionadas por su autor en razón de una afinidad temática, cronológica, paleográfica, o formal, o por otro criterio subjetivo establecido de antemano.

Colección documental

1. Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos (un tema determinado, el criterio de un coleccionista, etc.) y que, por lo tanto, no conserva una estructura orgánica ni responde al principio de procedencia.
2. Conjunto de documentos reunidos de forma facticia por motivos de conservación o por su especial interés.

Cuadro de clasificación

Instrumento de consulta resultado de la fase de identificación, que refleja la organización de un fondo documental o de la totalidad de los fondos de un archivo y aporta los datos esenciales de su estructura (denominación de secciones y series, fechas extremas, etc.).

Descripción

Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y la consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos.

Donación

Procedimiento de ingreso de fondos documentales en un archivo mediante el cual el propietario, previa aceptación por parte del Estado [o de la Administración correspondiente], cede la propiedad sobre los mismos. Se convierte en legado cuando media una manda testamentaria.

Expediente

Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto. 

Fechas extremas

Son aquellas que indican el momento de inicio y conclusión de un expediente, indepedientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. 

Fondo

Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de organismo en el ejercicio de sus competencias. 

Gestión de usuarios

Conjunto de operaciones, generalmente informatizadas, que permiten controlar y coordinar el movimiento de fondos y las demás actividades que implica en los archivos la atención de las demandas de información tanto de los ciudadanos como de la Administración.  

Índice

Instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de referencia y descripción.

Instrumento de descripción

Instrumento de referencia que, dentro de la fase de descripción, proporciona información sobre archivo/s, fondo/s o serie/s. Son: las guías, inventarios, catálogos e índices.

Instrumento de difusión

Instrumento de referencia que, dentro de la fase de difusión, relaciona fondos documentales de archivos, como los catálogos de exposiciones, los directorios de archivos, los censos de archivos, etc. 

Inventario

Instrumento de referencia que describe las series documentales de un fondo, siguiendo su organización y que, por motivos de localización, se encuentran fraccionadas en unidades de instalación. El inventario debe recoger, imprescindiblemente, una introducción histórica explicativa de la evolución del organismo productor de los documentos y el cuadro de clasificación del fondo descrito. Los asientos del inventario recogen la signatura de la unidad de instalación, el nombre de la serie y las fechas que comprende. Debe completarse con los índices correspondientes.

Nivel de descripción

El lugar que ocupa la unidad de descripción en la jerarquía del fondo. 

Plano

Documento cartográfico que representa mediante diferentes técnicas cualquier superficie, volumen o perspectiva. 

Principio de procedencia

Principio fundamental de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Derivados del principio de procedencia son: A) El principio de respecto a la estructura establece que la clasificación interna de un fondo debe responder a la organizacion y competencias de la institución u organismo productor. B) El principio de respeto al orden original establece que no se debe alterar la organización dada al fondo por la institución u organismo productor, ya que esta debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento. 

Sujeto productor

Cada una de las unidades que conforman la estructura de un organismo de la Administración, y cada una de las personas físicas o jurídicas que en el desarrollo de sus actividades generan series documentales.

Unidad documental

Elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un expediente.