Sociedad V Centenario del Tratado de Tordesillas

Archivo:

Archivo Central de la Consejería de Cultura y Turismo

Código de referencia:

ES-CYL-01.10-47014

Título:

Sociedad V Centenario del Tratado de Tordesillas

Fechas:

• 1993-1997

Nivel de Descripción:

Fondo

Volumen y soporte:

102 cajas

Nombre del productor:

• Sociedad V Centenario del Tratado de Tordesillas

Historia Institucional:

La Ley 2/1993 de 13 de julio, de las Cortes de Castilla y León, autorizó la constitución de la empresa pública “V Centenario del Tratado de Tordesillas, S.A.” como Sociedad Anónima adscrita a la Consejería de Cultura y Turismo. Esta empresa tenía como objeto social, y de acuerdo con sus estatutos, “el desarrollo y ejecución de cuantas actividades, estudios y proyectos consideren convenientes sus órganos rectores para la conmemoración del V Centenario del Tratado de Tordesillas, por sí misma o en colaboración con otras instituciones de todo tipo”. El gobierno y administración de la Sociedad estaban encomendados a la Junta General de Accionistas y al Consejo de Administración, formado inicialmente por seis miembros designados por la Junta de Castilla y León. Estos cargos consistían en una Presidencia, una Vicepresidencia, un Secretariado y tres Vocales. Dentro de este órgano se designó una Comisión Ejecutiva compuesta por el Presidente del Consejo de Administración, el Vicepresidente y el Secretario.

La Sociedad se liquidó en acuerdo adoptado por la Junta General Universal de Accionistas en su reunión de fecha 10 de julio de 1995, quedando pendiente la formalización de la Escritura de Liquidación. En dicha convocatoria se acordó asimismo la constitución del Consejo de Administración en Comisión Liquidadora.

Historia Archivística:

La documentación que integra el archivo de oficina de esta Sociedad, fue generada en un periodo de tiempo muy concreto: del año 1993 al 1995. El grueso de su actividad se desarrolló en el año 1994. Sus actividades se centraron, en gran medida, en la organización de actos culturales e institucionales, como congresos, exposiciones, etc. De este modo la parte más importante de su gestión administrativa y económica se dedicó a organizar la infraestructura de dichas actividades. Cuando se dio por concluida la misión para la que fue creada la Sociedad, el personal dejó la documentación ordenada sin una clasificación definida. La ordenación y organización de la documentación estaba totalmente condicionada por la celeridad con que se desarrollaron sus actuaciones, y por tanto se siguieron directrices de funcionalidad en la realización del trabajo administrativo. En el archivo de oficina resultante, encontramos documentos separados del expediente del que deberían formar parte y agrupados formando un conjunto homogéneo, siguiendo un criterio de orden práctico. Era necesario recomponer las Series Documentales. Debido a las características singulares de la gestión, antes reseñadas, nos encontramos con gran cantidad de documentos duplicados, sobretodo en las series de correspondencia y expedientes de actividades culturales, así como gran cantidad de fax, a raíz de la existencia de diferentes áreas de gestión de estos actos: gerencia científica, gerencia operativa, así como sus distintas divisiones. La agilidad imprescindible para la realización de estas actividades provocó que en muchos casos no se encuentre la documentación original de la que se tiene constancia por los duplicados, fax, fotocopias, etc.

Forma de Ingreso:

Transferencias ordinarias

Alcance y Contenido:

El fondo abarca la documentación producida y recibida en el transcurso de la gestión de la Sociedad V Centenario del Tratado de Tordesillas.

Valoración, selección y eliminación:

No se ha llevado a cabo ninguna eliminación.

Organización:

Basada en las estructuras orgánicas siempre teniendo en cuenta la evolución que han ido sufriendo.

Condiciones de Acceso:

Acceso libre según lo dispuesto por el artículo 31 b) de la Ley 6/91, de 19 de abril, de Archivos y del Patrimonio Documental de Castilla y León, y por la Ley 30/1992 (modificada por la Ley 4/1999, de 13 de enero) de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común en lo relativo a los procedimientos cuyo trámite ha finalizado (artículo 37). Las restricciones impuestas por ambas leyes que pueden afectar a la documentación de esta Consejería se refieren fundamentalmente a la intimidad y honor de las personas, averiguación de delitos (31 b), 50-100 años y a los relativos a defensa y seguridad y a los intereses esenciales de la Comunidad Autónoma, (Ley 6/91, artículo 31c). También lo dispuesto en la Ley Orgánica 1/1982 de Protección del Derecho al Honor, a la Intimidad Personal y Familiar y a la propia Imagen y en la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal. En cualquier caso cabe la posibilidad de solicitar autorización de acceso a los documentos excluidos de consulta pública.

Condiciones de Reproducción:

Algunos documentos están sometidos al Régimen de la Propiedad Intelectual. El Reglamento del Sistema Archivístico aprobado por Decreto 115/1996, de 2 de mayo, incluye en su artículo 44 el servicio de reproducción como uno de los que prestarán los Archivos Centrales y Territoriales. Reprografía mediante fotocopia.

Lengua/Escritura de la Documentación:

• Mayoritariamente en Castellano

Características físicas y requisitos técnicos:

El estado general de conservación es bueno.

Instrumentos de la descripción:

IDD nº 1: Base de Datos Gestión Documental (Access) en soporte electrónico.

Nota de publicaciones:

Camarero Gómez, Ana Belén; Juárez Ruiz, Carmen; Villán García, Ana Isabel. "El archivo del V Centenario del Tratado de Tordesillas, S.A.". En: Boletín Acal, nº 28-29 (2º-3º trimestre 1998), p. 15-16.

Nota del archivero:

Ana Belén Camarero Gómez

Reglas o normas:

• BONAL ZAZO, José Luis; GENERELO LANASPA, Juan José y TRAVESÍ DE DIEGO, Carlos. Manual de Descripción Multinivel: Propuesta de adaptación de las normas internacionales de descripción archivística. [Valladolid]: Junta de Castilla y León, 2002
• MDM, 2 ed. rev., 2006

Fecha de la descripción:

Enero 2006.

Ultima revisión:

Octubre 2009