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La transferencia documental

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En el Reglamento del Sistema de Archivos de Castilla y León se define la transferencia documental como "el conjunto de operaciones por las que la documentación, así como las responsabilidades derivadas de su custodia, pasa de un archivo a otro en función de las normas y plazos establecidos".

Las transferencias documentales son la materialización más clara de la teoría del ciclo vital de los documentos, de modo que el paso de la etapa de creación a una fase de madurez de la documentación se plasma en la remisión de documentos de la oficina al archivo intermedio y de éste al histórico, cuando corresponda.

Los  Archivos Centrales de las Consejerías y los  Archivos Territoriales planifican periódicamente las transferencias documentales que reciben desde las oficinas y unidades administrativas. Normalmente, el paso previo a la realización de toda transferencia parte de las propias oficinas, que deben ponerse en contacto con la persona responsable del Archivo Central/Territorial correspondiente para recabar las pautas necesarias para su formalización. Hasta ahora esta fase previa se ha estado realizando a través de los canales ordinarios de comunicación (teléfono, etc.), pero con la puesta en marcha de este Portal los archivos de oficina cuentan, además, con la posibilidad de solicitar on line la previsión de sus transferencias documentales a través del siguiente formulario:

Solicitud de transferencia documental

Para saber más sobre las pautas a seguir a la hora de formalizar las transferencias documentales, los archivos de gestión cuentan con un Manual de Archivo de Oficina que se puede descargar desde esta web.