Recomendaciones básicas para organizar un archivo personal o familiar

1. Identificar, seleccionar y eliminar: el primer paso será identificar qué es lo que tenemos en nuestro archivo, separando aquellos documentos que vamos a conservar de los que no. Porque no todos los documentos tienen la misma importancia. No es lo mismo la copia del registro de la propiedad de nuestra vivienda, que el último recibo de la luz del mes. Por eso no tenemos que conservar todos los documentos. Ahora bien, ante la duda de si un documento es susceptible de ser eliminado (tirado a la basura) o no, porque podamos necesitarlo más adelante, es mejor no eliminarlo, ya que siempre se puede volver a hacer una revisión pasado un tiempo y eliminar entonces. En cualquier caso, siempre podemos consultar a nuestro archivo más cercano sobre la importancia de conservar o no los papeles que conservamos ( Opina y pregunta ).

Como decimos, muchos de los documentos que vamos acumulando no es necesario conservarlos toda la vida sino sólo durante un periodo de tiempo. Por ejemplo, los recibos del pago de una cuota de préstamo hipotecario será conveniente conservarlos mientras esté en vigor dicho préstamo. Una vez liquidado el préstamo, no será necesario conservar dichos recibos, sino que conservaremos el certificado bancario de que dicho préstamo ha sido liquidado y, en consecuencia, cancelado.

Es importante estar bien informado de los plazos legales que afectan a los contratos de suministros, seguros, etc., que firmamos, esto nos ayudará a determinar cuándo podemos tirar los documentos derivados de los mismos.

Otra de las cosas que solemos conservar en grandes cantidades son los justificantes de compra (facturas, tickets, resguardos…). Es conveniente conservarlos durante el tiempo que indique el fabricante o el establecimiento que dicho justificante de compra es garantía del producto que se haya adquirido (en los productos electrónicos son dos años, pero hay fabricantes que amplían dicho plazo, por lo que conviene informarse). El resto no es necesario que se conserven más allá del tiempo que cada establecimiento fije para realizar cambios y devoluciones. Aunque ¡atentos a las tintas de los tickets! Ya que con el paso del tiempo pueden desaparecer y encontrarnos con la desagradable sorpresa de que, cuando vayamos a devolver la tostadora, sólo tenemos un papelito en blanco. Siempre que un ticket sea garantía de compra de algún artículo, es recomendable escanearlo por si acaso.

Hay que tener en cuenta que, en la actualidad, muchos de estos documentos son ya totalmente electrónicos y no llegan a los hogares en papel. En caso de que sólo contemos con esos documentos en soporte electrónico, es necesario seguir los mismos criterios de clasificación y conservación que con los de soporte en papel, aunque los conservemos solo en nuestro ordenador. Eso sí, se recomienda hacer periódicamente copia de seguridad.    

Resulta indispensable prestar especial atención a aquella documentación portadora de derechos (o deberes) en sí misma, como son las escrituras de propiedad de la vivienda, testamentos, poderes, documentos judiciales (pleitos). Estos deben ser conservados siempre.  

Conviene recordar que, en el caso de que se vayan a tirar a la basura documentos que contengan nuestros datos personales (números de cuentas bancarias, domicilio, datos médicos), es aconsejable destruirlos previamente (cortándolos con una tijera, rompiéndolos con las manos o incluso con pequeñas destructoras de papel domésticas), de modo que dichos datos no sean legibles o reconstruibles.

2. Clasificar: El segundo paso es el de clasificar la documentación que vamos a conservar. Se aconseja establecer unos temas clave sobre los que guiarse para ir archivando los documentos por cajas o carpetas y, dentro de ellas, se podrán hacer subdivisiones más concretas, para facilitar la búsqueda de la información cuando sea necesaria. Por ejemplo:

• Impuestos: Declaración de la Renta, IBI, otros impuestos municipales…  
• Suministros y mantenimiento de la vivienda: luz, agua, teléfono, comunidad, etc.
• Banco: contratos bancarios, préstamos, etc.
• Vehículo: seguro, ITV, reparaciones, etc.
• Documentos Académicos: títulos académicos, títulos de asistencia a cursos, etc.
• Documentos médicos: informes sanitarios, seguros privados de Salud…
• Títulos de propiedad: escrituras de compraventa, de arriendo, etc.
• […]

De este modo se buscará el término más explícito para cada grupo de documentos. Las divisiones que cada cual haga irán en función de sus necesidades, de las actividades realizadas por cada individuo o familia y de los documentos que vaya generando y/o recibiendo. Lo importante es que la clasificación que establezcamos nos resulte práctica de cara a tener localizada la documentación que guardamos.  

3. Ordenar: una vez establecidas las agrupaciones principales y las subdivisiones dentro de las que se irán archivando los documentos, conviene ordenarlos –colocar los documentos dentro de las carpetas o cajas- por fechas, lo que facilita establecer una cronología de los acontecimientos. Es práctica habitual de muchas oficinas ordenar, dentro de cada carpeta, de la fecha más antigua a la más moderna. Es un método práctico, puesto que permite tener siempre a mano los documentos más recientes.   

4. Nombrar las cajas y carpetas: en los archivos, a las cajas y carpetas se les suele otorgar una “signatura” (un número correlativo), que luego se relaciona en un inventario en el que se especifica el contenido de dichas cajas y carpetas (Ver la tabla incluida en el punto 6). No obstante, dentro del ámbito doméstico quizá resulta más práctico nombrarlas directamente con el texto que corresponda a su contenido mediante rótulos o adhesivos. 

5. Conservar y ubicar: se recomienda utilizar cajas de archivo definitivo (A-Z) en vez de otro tipo de cajas, puesto que éstas suelen estar fabricadas con las condiciones de acidez adecuadas para la conservación de la documentación. Se pueden comprar en cualquier punto de venta de material de oficina y suelen venderse desmontadas (su montaje es sencillo).

Las cajas y carpetas fabricadas con otro tipo de materiales, por ejemplo, con papel pintado, cartulina de colores, etc., suelen presentar una acidez muy superior a la recomendada para la conservación, y pueden dañar la documentación con el paso del tiempo. Se deben emplear siempre carpetas más grandes que la documentación que van a contener a fin de evitar que esta se rompa o rasgue en aquellas zonas que sobresalgan. También conviene retirar grapas y clips, que desgarran los documentos y, en caso de que no se retiren, hay que asegurarse de que grapas y clips sean de acero inoxidable para evitar el óxido e intercalar tiras de papel neutro entre los clips y la documentación para evitar desgarros al retirarlos.

La manera más adecuada de conservar las cajas de archivo es colocarlas en vertical, una a continuación de otra (no apiladas unas sobre otras), cuidando de no depositarlas directamente sobre el suelo y evitando los espacios húmedos.  

6. Hacer un inventario: La mejor forma de controlar la documentación que conservamos en nuestro archivo es llevar un inventario detallado del contenido de las cajas y carpetas que vamos generando. Este inventario se puede realizar de forma sencilla en cualquier procesador de textos, hoja de cálculo o base de datos, según convenga a cada cual. El inventario debería contener al menos la siguiente información clave:

• Nombre o número de la Caja/carpeta (signatura).
• Fechas (las fechas extremas, es decir, la fecha del documento más antiguo y del más reciente, para mantener una cronología de la documentación generada).
• Relación del contenido de la Caja/carpeta: se relacionarán de forma resumida los documentos que contiene la caja o carpeta.
• Otra información: en este campo se pueden relacionar aquellas observaciones que se consideren oportunas.     

(Se puede ver un ejemplo de inventario en la zona de descargas).