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Gestión de la Documentación

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Los documentos, al igual que los seres vivos, pasan por distintas edades desde su nacimiento hasta su destino final. Estas edades se corresponden con distintas fases de archivo que vienen a coincidir con los archivos de gestión o de oficina (fase activa), archivos intermedios ya sean centrales o territoriales (fase semiactiva)  y los archivos históricos, bien Archivos Históricos Provinciales bien el Archivo General de Castilla y León (fase inactiva). El tránsito de los documentos de una fase a otra, una vez finalizado su periodo de permanencia en cada una de ellas hasta su conservación permanente en los archivos históricos, se le denomina transferencia documental .

Por otro lado, las administraciones públicas y otras organizaciones producen tal cantidad de documentación, que es materialmente imposible conservarla toda. El remedio es una ecuación muy simple, pero de compleja y larga solución: destruir lo accesorio para conservar lo útil, tanto para el hoy como para el mañana. Para ello se han de establecer unas  Reglas y Calendarios de Conservación , cuya aprobación permite gestionar adecuadamente nuestro Patrimonio y agilizar el tráfico de documentos e información entre la Administración y los ciudadanos a los que sirve.

Para ello la Junta de Castilla y León, en el ejercicio de sus competencias sobre el Patrimonio Documental, ha establecido una serie de normas, instrucciones y procedimientos encaminados a la correcta y eficaz gestión del ciclo vital de los documentos.