Cuadro de clasificación funcional

La clasificación de documentos, entendida tanto en el sentido de establecer grupos determinados por uno o varios criterios, o clases, como en el de asociar cada documento o grupo de documentos a una de esas clases (Barbadillo, Javier. "Apuntes de clasificación archivística", 2007), constituye un instrumento indispensable para la organización intelectual y la recuperación de los documentos.

Además, tiene el valor añadido de ser un instrumento vertebrador para otras tareas de la gestión documental, especialmente la valoración de los documentos y el acceso a los mismos.

Su resultado más visible es el cuadro de clasificación, que representa el conjunto de un fondo documental y facilita la aplicación de normas comunes a todos los documentos que forman parte de una clase determinada sin necesidad de conocer el contenido concreto de cada documento, salvo excepciones.

Para la clasificación de los documentos de la Administración de la Comunidad de Castilla y León se parte de la base de considerar, como hizo el Archivo General de Andalucía, que la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Castilla y León, constituye “un único fondo documental, ya que es el reflejo conjunto de la acción administrativa de la organización, con independencia de la estructura orgánica en que ésta se configura internamente, y que es de naturaleza mutable. Por el contrario, el esquema de las funciones que le competen, y de las actividades que para su ejecución desarrolla, es el que permanece básicamente estable a lo largo del tiempo.” (Cuadro de Clasificación Funcional de la Administración de la Junta de Andalucía. Dominio Semántico, 2015, p. 3).

En cualquier caso, la clasificación de acuerdo con un plan adaptado a las funciones de la Administración se ha convertido en requisito de obligado cumplimiento a partir de la publicación del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) (Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, art. 21.1.e) que lo establece como una de las condiciones sine qua non para garantizar la conservación y la recuperación de los documentos electrónicos.

Por todo ello, publicamos aquí la norma técnica Sistema de clasificación de documentos de la Administración de la Comunidad Autónoma de Castilla y León v. 1.0, elaborada por el Grupo de trabajo del Sistema de clasificación:

Sistema de clasificación AACYL_V. 1.0_ (1.074 kbytes)